Avez-vous déjà entendu parler de “la solitude du dirigeant” ? Ce terme évoque une réalité que l’on retrouve souvent chez les indépendants qui entreprennent seuls. En effet, ces derniers sont souvent isolés et de ce fait ils se sentent seuls face aux difficultés qu’ils peuvent rencontrer dans ce chemin parsemé d’embûches qu’est la création d’entreprise. Il est bien souvent recommandé de s’entourer d’autres indépendants pour pouvoir échanger et partager ses craintes, ses doutes et ses difficultés. On est plus intelligent à plusieurs cerveaux qu’à un seul, n’est-ce pas ? C’est d’ailleurs la raison qui nous a poussé à offrir à tous nos entrepreneurs en formation un groupe Facebook privé d’entraide pour briser cette solitude. Aujourd’hui nous allons voir différents outils indispensables pour collaborer à plusieurs indépendants ou tout simplement pour être plus productif si vous travaillez seul(e). Très pratique lorsque vous travaillez ensemble pour des clients communs ou que vous voulez automatiser certaines actions 😉

Trello, pour gérer des tâches et gérer des projets

Trello est un outil gratuit qui nous aide au quotidien avec Magali et qui permet à de nombreux indépendants de bénéficier d’un outil de gestion de projet 100% paramétrable à sa convenance. C’est tout là l’intérêt de cet outil, Trello vous propose une structure de base qu’il vous suffit ensuite d’adapter comme vous le souhaitez. Cet outil n’a de limite que votre créativité ! J’ai découvert la puissance de cet outil lorsque j’étais prestataire d’un organisme de formation à distance. Un tableau Trello avait été mis en place pour permettre l’inscription d’étudiants à des soutenances et faciliter l’affectation des étudiants inscrits à un examinateur. Chaque examinateur avait sa liste dans laquelle il retrouvait une carte par apprenant qu’il devait évaluer. Le tableau permettait de gérer plus de 1 500 évaluateurs et pas moins de 30 apprenants inscrits quotidiennement. Nous l’utilisons comme un tableau de bord qui nous permet de suivre nos apprenants du stade prospect, en passant par le suivi durant leur formation et jusqu’au paiement de leur formation. C’est un outil qui nous offre une vision d’ensemble de notre business et nous aide à travailler en collaboration avec notre secrétaire à distance. En deux exemples, nous venons de vous montrer deux cas d’usages différents de cet outil qui vous permettra de gagner en productivité. Il ne se limite pas seulement à créer des To Do Listes…

Mega.co.nz pour stocker des fichiers et les partager à plusieurs

Nous aurions pu vous parler de Google Drive, de Dropbox ou Office 365 qui sont des outils qui permettent eux aussi le stockage de fichiers et leur partage. Cependant la capacité de ces outils est souvent limitée en version gratuite. Si vous souhaitez une solution gratuite et sécurisée pour stocker des fichiers volumineux, nous vous recommandons Mega.co.nz qui vous permet d’avoir jusqu’à 100 Go d’espace de stockage gratuitement. L’avantage de ce type d’outils est que vos fichiers sont chiffrés de bout en bout, ce qui vous permet ainsi de sécuriser l’ensemble de vos données surtout si celles-ci concernent vos clients. Mega vous permet également de synchroniser une partie des fichiers de votre ordinateur, tablette ou téléphone afin de sauvegarder ces derniers dans le cloud. Très pratique lorsque vous devez changer d’ordinateur ou que ce dernier tombe en panne. Pour la petite anecdote, en 2019 mon ordinateur est tombé en panne, impossible de le démarrer. J’avais fait le choix quelques semaines avant de sauvegarder tous mes contenus importants, mes dossiers clients, etc. sur Mega. Après avoir acheté un nouvel ordinateur, il m’a fallu seulement 30 min pour réinstaller tous les logiciels dont j’avais besoin et synchroniser tous mes fichiers pour pouvoir continuer à travailler sur les dossiers de mes clients. Un gain de temps qui n’a pas de prix lorsqu’on est à son compte et que des imprévus de ce type surviennent. Cela m’aurait pris sans doute plus de temps si je n’avais pas utilisé une solution de sauvegarde de ce type.

Slack, le réseau social d’entreprise

Slack est un outil tout simplement génial pour faciliter les échanges à plusieurs et éviter les emails à rallonges qui saturent votre boîte de réception. L’avantage de cet outil est qu’il se connecte avec d’autres comme Trello, Google Drive, etc. pour vous faire gagner du temps et automatiser certaines tâches. Il peut même s’interconnecter avec la bulle de tchat de votre site internet pour que vous puissiez y répondre directement depuis slack. D’un point de vue organisationnel, il vous donne la possibilité de créer différents canaux pour séparer des sujets de conversation par exemple. Il vous donne la possibilité également de discuter en message privé avec une personne ou un groupe de personnes. C’est un outil que nous utilisons au quotidien, car il fluidifie les échanges et nous permet de gagner beaucoup de temps. Attention cependant à ne pas tomber dans le piège des notifications qui peuvent perturber votre concentration et devenir chronophage. Heureusement slack vous propose un mode pour ne pas être dérangé par les notifications sur une période de temps donnée.

Canva, le photoshop des non-graphistes

Canva est un outil très très simple à prendre en main qui vous permet de créer des visuels pour tout type de supports (réseaux sociaux, publicités, flyer, rapports, etc.). Le plus de cet outil est qu’il est proposé dans une version semi-gratuite (freemium) qui permet de faire déjà beaucoup sans avoir à débourser un centime. Le fait qu’il soit pratique et facile à prendre en main par tous rend le graphisme accessible au plus grand nombre. Bien qu’il facilite grandement les choses, Canva ne fera pas de vous un graphiste, il ne reste qu’un outil. Nous vous conseillons d’apprendre les bases du graphisme si vous souhaitez créer des supports visuels de qualité. Nous avons d’ailleurs réalisé un coaching collectif à propos de Canva qui est accessible à tous nos apprenants (en rediffusion) pour les aider à acquérir ces dernières.

Google Meet

Travailler à plusieurs c’est bien, mais échanger par écrit à ses limites quelques fois. Vous serez surement amené à chercher un logiciel de visio-conférence simple et pratique pour faire des points réguliers avec vos partenaires ou clients. Google Meet est l’outil qu’il vous faut ! C’est l’outil que nous utilisons avec Magali pour faire nos points réguliers et nous voir, car avec plus de 6 700 km qui nous séparent il nous fallait bien un outil qui nous donne l’impression d’être à côté. Dans la version gratuite de base, les fonctionnalités proposées sont largement suffisantes. Vous pouvez inviter des personnes à rejoindre une visio-conférence, créer un rendez-vous dans votre agenda Google et y affecter un lien de réunion Google Meet, partager votre écran et échanger des éléments sur le tchat de la visio. La version payante accessible avec un compte Google Workspace, vous permet d’enrichir l’ensemble de vos outils Google dont Google Meet avec une fonctionnalité très intéressante, comme le fait de pouvoir rejoindre la visio-conférence en appelant un numéro de téléphone dédié. Très pratique lorsque vous n’avez pas de micro ou que vous êtes en déplacement (en voiture par exemple). Il vous sera aussi possible d’enregistrer la visio-conférence pour pouvoir la revoir ce qui peut être très utile dans certains cas.

Vous connaissez désormais 5 outils ultras pratiques dans votre quotidien d’indépendant. Nous vous conseillons d’en tester quelques-uns si vous pensez qu’ils peuvent vous être utiles et vous faire gagner du temps. Rappelez-vous que certains veulent que ça arrive. D’autres aimeraient que ça arrive. Et seulement quelques-uns font que ça arrive. Vous utilisez déjà certains de ces outils ? Partagez votre expérience en commentaire, cela pourra être utile à l’ensemble des autres lecteurs et apportera un autre point de vue utile sur ces outils 😉 Faites partie de ceux qui font que ça arrive en sortant de votre zone de confort et en passant à l’action grâce à ces outils ! À très vite pour un nouvel article de blog.