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Accueil » Comment prévenir les situations d’impayés lorsqu’on est Freelance ?
Temps de lecture : 8 minutes

Comment prévenir les situations d’impayés lorsqu’on est Freelance ?

Ah la fameuse situation d’impayée, je crois que lorsque ça nous arrive une fois on est ensuite vacciné pour la vie ! Ce n’est jamais agréable de travailler et d’apprendre ensuite que l’on ne sera pas payé pour cette mission parce que le client nous a fait défaut. Comme le dit si bien l’adage “tout travail mérite salaire”, par conséquent je vais vous donner dans cet article quelques conseils pour réduire le risque d’une mission freelance impayée. Comme toujours en l’illustrant de mon expérience d’entrepreneur, car j’ai moi aussi eu quelques mauvais payeurs et cela m’a aidé à mettre en place ce qu’il faut pour éviter que cela se renouvelle.

N’ayez plus peur de parler de prix

Combien de fois je vois des freelances en séance de tutorat qui me disent qu’ils/elles n’osent pas annoncer leur tarif à leurs prospects par peur d’avoir un refus ou parce qu’ils ne se sentent pas légitimes pour pratiquer ce tarif. D’ailleurs si vous êtes dans l’une ou l’autre de ces situations, je vous invite à regarder les deux articles de mon blog, le syndrome de l’imposteur chez l’indépendant et comment fixer ses tarifs en tant qu’indépendant, cela vous aidera à avancer 😉

Lorsque vous restituez votre proposition commerciale à votre prospect, après avoir pris le temps de lui expliquer ce que vous allez faire pour répondre à son besoin et solutionner son problème, expliquez-lui clairement le prix de votre prestation et comment celle-ci doit être réglée.

Le fait d’être clair à ce niveau-là vous évitera tout désagrément et malentendu, les clients qui ne veulent pas payer ont toujours une bonne excuse à sortir “ah mais je n’avais pas compris cela, je pensais que c’était plutôt comme cela”

Etalez le paiement des missions longues

Je crois que c’est ce qui m’est le plus utile au quotidien, lorsque vous faites une mission longue, plutôt que de demander un acompte de 30% avant le démarrage de la mission et les 70% à la livraison, proposez un échéancier de paiement régulier tout au long de la mission.

Ainsi une mission qui durerait 3 mois pourrait être payée en 3 fois, une mensualité chaque mois. Cela vous permettra :

  • une entrée d’argent régulière et donc améliorera votre trésorerie
  • si le client fait défaut après la deuxième échéance vous aurez au moins les ⅔ du montant de la mission. De plus, si la mensualité n’est pas payée en début de mois vous n’aurez pas passé le mois à travailler pour rien. Si après une semaine de retard vous n’avez toujours rien, vous arrêtez la mission et vous aurez perdu seulement 1 semaine de travail.
  • vous pouvez proposer un prélèvement bancaire pour vous assurer d’avoir les fonds et éviter que le client vous dise “j’ai complètement oublié de te faire le virement, je te le fais demain” et cela s’éternise jusqu’à ce que vous perdiez patience

Une autre astuce pour éviter tout risque d’impayé consiste à demander au client s’il souhaite régler la prestation en intégralité avant son démarrage. Bien évidemment, si votre client accepte proposez-lui en échange une remise de 10% voire 15%, vous serez surpris de voir que beaucoup de clients acceptent. Après tout, les assurances vous proposent bien de payer votre cotisation à l’année moyennant une réduction. Pourquoi ne pourriez-vous pas le faire ? Vous êtes libre, vous êtes à votre compte !

Personnellement j’utilise Go Cardless qui me permet de mettre en place un prélèvement bancaire et cela me coûte 1% du montant facturé + 0,20€ (plafonné à 2€ par prélèvement). Ce qui n’est vraiment pas cher et qui m’assure d’être payé.

Utilisez un logiciel de comptabilité

Plusieurs raisons peuvent vous amener dans une situation d’impayés et une des raisons que j’ai pu rencontrer régulièrement est le fait que votre facture ne soit pas conforme aux attentes du service comptabilité de votre client. Cela est très fréquent si vous travaillez avec des organismes tels que les CCI, les mairies ou autres.

Dans certains cas, votre client va attendre de vous que vous indiquiez sur votre facture le numéro du bon de commande qui a préalablement été accepté et validé. Ou votre client souhaite que vous signiez son contrat de prestation et tant que cela n’a pas été fait vous ne pourrez pas obtenir le paiement de votre facture (même si la mission a été faite, oui oui ça m’est arrivé 😅).

Pour éviter cela je vous recommande d’utiliser un logiciel de comptabilité il en existe une multitude dont certains sont gratuits et d’autres payants.

En tant que micro-entrepreneur j’ai utilisé (à mes débuts) le logiciel Tiime Invoice qui est un logiciel de facturation. Vous pourrez ainsi facilement créer des devis, créer des factures, transformer vos devis en factures en un clic et même suivre les factures qui ont été payées. Cela ne vous dispensera pas de tenir un livre de comptes des entrées et sorties.

Petit aparté, car je vois souvent cette question sur les groupes Facebook, les micro-entrepreneurs qui ne facturent pas de TVA n’ont pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel de comptabilité certifié tel que cela est entendu par la loi antifraude, vous pouvez donc tenir votre livre des recettes de micro-entrepreneur sur un fichier Excel. Vous pouvez télécharger un modèle de livre des recettes gratuit dédié aux micro-entrepreneurs.

Je vous partage un autre logiciel très complet et très réputé chez les freelances, qui s’appelle Freebe. Il vous permet de gérer votre activité dans sa globalité sur la partie comptable et également sur la partie productivité à l’aide d’un time tracker. Ce dernier est payant, mais il vous fera gagner beaucoup de temps au quotidien et ainsi sera vite rentabilisé. Vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours (au moment où j’écris cet article).

Le contrat de prestation de service n’est pas une option !

Quand j’étais étudiant, j’avais un prof de droit qui nous disait le contrat n’est là que quand ça se passe mal avec un client et il n’avait pas tort ! Le jour où votre client veut vous faire défaut intentionnellement, si vous avez signé avec lui un contrat vous aurez plus de droits et les démarches seront plus faciles que si vous n’avez pas signé de contrat de prestation.

Dans tous les cas, je vous recommande au maximum de tracer vos échanges avec votre client par email, ainsi vous garderez une trace de ces derniers qui pourront servir en cas de litiges. Si vous êtes sous Mac vous pouvez utiliser Spark Mail qui vous permettra de pouvoir extraire une conversation mail à l’aide d’un lien URL, très pratique lorsque vous voulez transmettre votre conversation mail à une assistance juridique ou un juriste par exemple.

Votre contrat de prestation permet d’encadrer correctement le champ de la mission, les modalités d’exécution ainsi que les modalités de paiement. Vous serez mieux couvert avec un contrat de prestation qu’avec une simple facture ou un simple devis signé.

Comme expliqué plus haut, dans le cadre d’une procédure juridique votre dossier aura plus de poids s’il contient, un devis signé avec la mention bon pour accord, un contrat de prestation de service signé par vous et le client et des échanges de mails avec le client montrant que celui-ci était dans une démarche de collaboration avec vous.

N’hésitez donc pas tout au long de la mission à tenir informé votre client par email de l’avancée de celle-ci. Votre client ne pourra pas par la suite dire que les travaux rendus ne correspondent pas à ce qu’il attendait si vous lui faites un point régulier en lui demandant son avis et qu’il répond qu’il est satisfait.

Pour vous permettre de ne pas passer des heures sur la rédaction de votre contrat de prestation, je vous propose un modèle de contrat de prestation de service gratuit qui provient du site independant.io.

Rappelez à vos clients qu’une facture est en attente d’un paiement

Ce mème illustre bien ce que nous allons voir dans cette partie 😅 Pensez à rappeler à vos clients qui sont en retard que vous êtes là (coucou 👋 je suis là), car plusieurs raisons peuvent expliquer un retard sans pour autant que le client ne le fasse exprès :

  • il est actuellement débordé et du coup n’a plus pensé à vous, un petit mail de rappel l’aidera à vous payer plus vite
  • il n’a tout simplement pas reçu votre facture, votre email qui contenait la facture est peut-être tombé dans ses spams, un petit mail de rappel ou sms sera le bienvenu
  • il ne veut vraiment pas vous payer et il attend quelques menaces pour se décider à payer

En général si vous utilisez un logiciel de facturation comme ceux vus plus haut, le délai de paiement est de 30 jours cela signifie donc que votre client a 30 jours pour vous payer à partir de la date d’émission de votre facture.

Bien que cela vous paraisse long, n’attendez pas que ce délai soit arrivé à son terme pour obtenir le paiement de votre client. Vous pouvez le relancer au bout de 15 jours, en 15 jours il a largement eu le temps de consulter votre facture et de faire un virement ou un chèque non ?

Quand vous relancez votre client pour la première fois, faites un mail cordial de manière à juste lui rappeler qu’il a une facture impayée et que vous attendez son paiement. Si une semaine avant la date limite de paiement vous n’avez toujours rien reçu, faites un mail un petit plus insistant en lui rappelant notamment qu’en cas de retard il vous devra des pénalités de retard.

Bonjour Madame / Monsieur,

Je me permets de vous contacter au sujet du paiement de la facture n°(numéro de la facture). En effet, cette facture en date du (date de la facture) et d’un montant de (montant de la facture) est arrivée à échéance le (date de l’échéance).

Nous sommes actuellement le (date du jour) et, sauf erreur de ma part, je n’ai pas reçu de règlement de votre part pour ladite facture.

Je vous remercie de bien vouloir procéder au règlement de cette dernière dans les plus brefs délais et je vous transmets, à cette fin, une copie de la facture en pièce jointe de ce mail.

Je suis disponible si vous avez la moindre question au sujet de cette facture. Je vous souhaite une excellente journée.

Bien cordialement,

Votre nom et votre prénom
Le nom de votre entreprise

Modèle d’email provenant du site se-faire-payer.com

Pour sécuriser votre relation de confiance avec vos clients, vous pouvez par exemple leur proposer de passer par un tiers de confiance qui fera le lien entre vous deux. Ainsi votre client sait qu’il aura une assistance juridique dans le cas où cela se passerait mal avec vous (ça peut le rassurer) et vous aussi vous aurez une assistance juridique et l’assurance d’être payé si votre client est de mauvaise foi. Vous pouvez par exemple utiliser le site Tripartie qui vous permet de sécuriser votre relation.

Si vous avez lu mon article sur la mutuelle et la prévoyance pour freelance, je vous ai expliqué que j’étais chez Wemind en mutuelle, prévoyance et responsabilité civile pro (RCPro). Ces derniers proposent également le recouvrement des factures d’impayés moyennant 25% du montant de la facture en commission pour le cabinet de recouvrement. Je l’ai utilisé une seule fois et je peux vous dire que c’est très efficace et surtout cela m’a permis d’éviter de perdre une grosse somme. L’avantage c’est que je n’ai eu à m’occuper de rien, le cabinet s’est chargé de tout une fois que je lui ai donné l’ensemble des éléments.

L’injonction de payer

Si vous n’êtes pas passé par un tiers de confiance et que vous ne disposez pas d’un cabinet de recouvrement, vous avez la possibilité de faire valoir vos droits avec une injonction de payer.

L’injonction de payer vous permet de faire valoir vos droits auprès d’un huissier qui procédera au recouvrement des créances à condition que le juge vous fasse une ordonnance positive.

Pour justifier l’injonction de payer, vous devez réaliser un dossier incluant un maximum d’éléments prouvant que votre client a une dette envers vous (contrat de prestation de service signé, devis signé, facture, mise en demeure, historique des échanges écrits, etc.).

Vous pouvez faire votre demande d’injonction de payer en ligne mais vous trouverez plus d’infos sur cette procédure sur Service Public.

En définitive nous avons vu plusieurs “garde-fou” que vous pouvez mettre en place assez facilement pour ne plus être dans une situation d’impayé voire réduire le nombre de fois où cela arrivera. Et notez bien qu’un client qui refuse que vous le préleviez (par exemple) est un client qui vous fera défaut c’est presque sûr !

Vous avez déjà été victime du non-paiement de vos prestations ? Si oui, n’hésitez pas à partager votre expérience avec les autres lecteurs en commentaire, j’adorerai échanger avec vous sur ce sujet 😉

J’espère que cet article vous aura donné pleins de conseils utiles, en attendant gardez bien en tête que certains veulent que ça arrive. D’autres aimeraient que ça arrive. Et seulement quelques-uns font que ça arrive. Alors, faites partie de ceux qui font que ça arrive en appliquant tout ce que vous venez de voir !

Je vous donne rendez-vous la semaine prochaine pour un nouvel article et pleins de conseils 😉

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10 Commentaires

  1. Nicolas

    Merci pour tous ces conseils ! C’est clair qu’à mes yeux c’est le danger numéro 1 ! Tous tes arguments et toutes tes suggestions sont pertinents. Merci, c’est déjà pas facile de se lancer si en plus on n’optimise pas les encaissements, bonjour la galère !

    Réponse
    • Vincent VERDIER

      Merci Nicolas pour ton commentaire, comme on dit c’est en forgeant qu’on devient forgerons. Le fait d’en avoir un ça calme et après on fait ce qu’il faut pour ne plus en avoir

      Réponse
  2. Seb

    Merci Vincent pour ce rappel des bonnes pratiques.
    Je me souviens de mon plus gros impayé lors de ma première année d’activité. J’avais signé une mission longues (plus d’un an…). J’avais proposé une mensualité pour ne pas impacter la trésorerie de mon client. Sauf que le plus gros travail a été fait sur les 3 premiers mois et dès le quatrième mois mon client a rompus la collaboration. J’ai donc fait 75% de la mission sur trois mois mais ai été payé seulement 20% de sa valeur.
    À l’époque je ne suis pas parti en procédure car j’étais en première année d’activité mais j’aurai du le faire.

    Alors restez vigilant, même avec les clients les plus sympa….

    Réponse
    • Vincent VERDIER

      Exactement ça arrive même avec les clients sympa. C’est pour ça qu’il faut anticiper cela en se couvrant. Les gens honnêtes le comprennent tout à fait et n’y voient aucun inconvénient, merci Sébastien pour ton témoignage 😊

      Réponse
  3. Charlotte

    De très bons conseils que je vais m’empresser d’appliquer, même si je n’ai pour l’instant jamais fait face à une telle situation. Mais mieux vaut prévenir que guérir 🙂 merci pour cet article au top !

    Réponse
    • Vincent VERDIER

      Tout à fait, il vaut mieux prévenir que guérir Charlotte 😉 Content d’avoir pu t’apporter pleins d’infos et outils utiles pour ton activité !

      Réponse
  4. Sarah

    Bonjour Vincent, je suis ravie de découvrir votre blog. Votre article est très complet, merci. J’aime également la vidéo d’accompagnement. J’ai hâte de lire vos prochains conseils. Sarah

    Réponse
    • Vincent VERDIER

      Merci Sarah pour ces compliments, content que le blog et l’article vous plaise, au plaisir de lire vos prochains commentaires 😉 Pour l’instant je publie un article par semaine le mercredi !

      Réponse
  5. Marie Haupt

    Bonjour Vincent,

    Très bons conseils. Heureusement cela ne m’est arrivé que 2 fois et sur de très petites sommes. Une fois, je les ai eu à l’usure à force de relancer. Mais sinon, pour ceux qui travaillent par internet, je ne peux que vous recommander de chercher des clients en suisse. Ils sont bien moins regardant sur les prix et paient très bien (mais c’est juste mon expérience 😉 )

    Réponse
    • Vincent VERDIER

      Bonjour Marie,
      Merci pour ton retour, je vais essayer d’appliquer ton conseil et chercher quelques clients en Suisse 😁

      Réponse

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