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Temps de lecture : 7 minutes

Comment structurer ses journées pour gagner en productivité ?

La productivité a le vent en poupe en ce moment, tout le monde veut être plus productif, plus efficace et plus organisé. Dans votre vie (ou future vie) d’indépendant(e), la première des compétences à acquérir et maîtriser est bel et bien l’organisation. Si vous voulez pouvoir traiter toutes vos tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles tout en atteignant vos objectifs, vous devez vous organiser. On a donc décidé de produire cet article, rempli de conseils pratiques pour vous permettre de mieux structurer vos journées pour devenir la reine ou le roi de l’organisation. Prêt(e) ? Décollage immédiat vers la planète organisation 🚀

Conseil n°1 : Apprenez à planifier votre temps

De nombreuses études scientifiques montrent qu’au-delà de 60 heures de travail par semaine, l’humain est moins productif pour réaliser les différentes tâches qu’il doit accomplir. De plus, il y passera deux fois plus de temps que d’habitude pour les faire. Ainsi, le temps de travail hebdomadaire idéal se situe plus autour de 35h à 40h.

Vous comprenez alors vite l’intérêt de devoir planifier vos journées et vos semaines afin de pouvoir optimiser au mieux ce réservoir de temps disponible. En vous forçant à planifier votre temps, vous serez plus épanouis, car vous atteindrez vos objectifs ce qui vous procurera un sentiment de satisfaction.

Enfin en planifiant vous libérez votre cerveau de la charge mentale gigantesque que nous lui faisons subir et vous n’avez plus à vous soucier de retenir que vous devez réaliser telle tâche avant demain, puisque celle-ci est déjà prévue dans votre planning.

C’est bien beau tout ce blabla, mais vous n’en savez pas plus sur comment vous devez faire pour planifier votre temps, passons à l’action avec ce mode d’emploi :

Utiliser des blocs de temps pour planifier vos tâches

Si on fait un rapide calcul, le temps moyen de repos d’un être humain adulte est de 8h de sommeil. Il nous reste donc 16h dans la journée pour travailler et se divertir. Comme nous avons vu plus haut, si on veut être efficace on doit travailler maximum 40h par semaine de 5 jours (oui le samedi et le dimanche c’est repos hein 😅). Donc ça nous laisse 8h de travail par jour sur les 16h disponibles. Ainsi il vous restera 8h pour votre vie perso, vie sociale, santé, etc.

Ce qui signifie que vous disposez de 480 minutes par jour pour travailler, soit 48 blocs de 10 minutes. Vous êtes entrain de vous dire qu’on est des fous de l’organisation et vous avez raison 🤣

Maintenant que nous avons fait ce calcul, vous savez que vous disposez de deux réservoirs de 48 blocs de 10 minutes chacun. Un pour le travail que nous appellerons dans la suite le réservoir de travail et un autre pour tout le reste (vie perso, etc.) que nous appellerons le réservoir perso.

Prenez un agenda et commencez à bloquer toutes vos pauses repas du lundi au vendredi. Si vous faites une pause de 2h, vous consommez déjà 12 blocs du réservoir perso, il ne vous en reste plus que 36. Une fois vos pauses repas sont planifiées, vous pouvez réserver une pause de 10 min le matin et une pause de 10 min l’après-midi ainsi vous consommez 2 blocs de votre réservoir de travail.

Une fois, cela fait, il vous reste 46 blocs de 10 min à positionner pour votre travail, sachez qu’une tâche longue pourra consommer plusieurs blocs de 10 min sans problème. Par exemple, quand on rédige un article comme celui-là, on réserve dans notre planning 18 blocs (soit 3h).

Nous verrons plus loin dans l’article comment consommer vos blocs de votre réservoir de travail en priorisant intelligemment vos tâches professionnelles.

Suivez votre horloge biologique

En général vous savez d’avance si vous êtes plutôt efficace le matin ou l’après-midi, ici il s’agit d’identifier le moment où vous serez le plus à même de pouvoir réaliser des tâches qui demandent de la concentration. Si comme Vincent vous êtes plus productif le matin, il faudra prévoir d’utiliser les créneaux du matin pour les actions qui demandent le plus de concentration.

Conseil n°2 : La méthode ABCDE pour définir ses priorités

Maintenant que nous avons vu le temps disponible que nous avions, il va falloir classifier par ordre de priorité l’ensemble des tâches à faire. Cette étape est indispensable si vous voulez être efficace et avoir le sentiment d’avancer vers vos objectifs.

Si tous les matins vous vous demandez ce que vous allez faire, alors vous avez un problème d’organisation et manquez de clarté sur votre journée. En définissant vos priorités, vous aurez un fil rouge à suivre chaque jour et ce dernier vous guidera vers les objectifs que vous souhaitez atteindre.

Nous allons voir une méthode, la méthode ABCDE qui vous permet de définir vos priorités, il existe d’autres méthodes pour gérer ses priorités comme la matrice d’Eisenhower. On a d’ailleurs fait un post à ce sujet sur notre compte Instagram.

Lister les tâches à réaliser

Pour ce qui est de lister les tâches à réaliser, il y a plusieurs écoles, ceux qui notent en début de journée l’ensemble des actions à faire. Il y en a d’autres qui vont détailler toutes les tâches à faire dans le mois et les planifier progressivement par ordre de priorité.

À ce sujet, il n’y a pas de bonne ou mauvaise façon de procéder, choisissez celle qui vous convient. Pour notre part, nous prenons des moments chaque mois pour lister ce qu’il faudra faire le mois suivant et nous affectons une priorité à chaque action.

Affecter les priorités aux tâches listées précédemment

Affectez la lettre A aux tâches urgentes. Une tâche urgente l’est lorsqu’elle a des conséquences importantes sur votre activité si elle n’est pas accomplie. On pense par exemple à l’envoi de vos devis à vos prospects, le paiement d’une facture, etc.
Affectez la lettre B aux tâches importantes. Une tâche importante l’est lorsqu’elle a des conséquences mineures sur votre activité si elle n’est pas accomplie. Par exemple, rédiger l’ordre du jour de la réunion qui aura lieu jeudi prochain. Cette tâche deviendra urgente lundi prochain 😅

Affectez la lettre C aux tâches “passion”. Une tâche “passion” n’a aucune conséquence sur votre activité si elle n’est pas accomplie, en d’autres termes c’est une tâche agréable à faire. On pense notamment à des tâches comme la lecture d’un article de blog, le visionnage d’un webinaire, l’écoute d’un podcast, etc.

Affectez la lettre D aux tâches délégables. Si vous pouvez déléguer certaines actions à d’autres pour vous permettre de passer du temps sur d’autres priorités, faites-le ! On pense notamment à des corvées comme le fait de faire les courses, le ménage, envoyer un colis, prendre un rendez-vous, etc.

Affectez la lettre E aux tâches non essentielles. Elles doivent être éliminées, car elles ne sont pas essentielles à vos objectifs et n’ont aucune incidence sur ceux-ci. C’est notamment le fait d’aller voir un film, de passer du temps sur les réseaux sociaux, etc.

Normalement à ce stade vous avez une vue claire du temps dont vous disposez, des tâches à accomplir et de leurs priorités. Il va nous rester à voir comment organiser sa journée pour réaliser à coup sûr chaque tâche l’une après l’autre. On avance petit à petit dans la même direction et cela vaut mieux que d’avancer petit à petit dans plusieurs directions.

Conseil n°3 : Se fixer 3 objectifs quotidiens maximums à atteindre

Il est temps de se fixer 3 tâches à accomplir aujourd’hui et qui vont vous aider à vous rapprocher de votre objectif final. Bien évidemment le but est de pouvoir réaliser chaque action dans la journée le plus rapidement possible, ainsi s’il vous reste du temps, vous pourrez prendre de l’avance sur votre semaine et traiter plus rapidement votre liste de tâches.

Choisir 3 actions à accomplir par jour

Pour cela on va commencer à remplir la première journée de votre agenda en sélectionnant une action qui comporte la lettre A, une tâche qui est affectée à la lettre B et une tâche qui est étiquetée de la lettre C.

Quoi qu’il arrive vous devez forcément terminer votre journée en ayant réalisé ces 3 tâches. On vous conseille de les positionner au moment où vous êtes le plus efficace dans votre journée.

Estimer le temps de réalisation nécessaire pour chaque action

Prévoyez toujours d’ajouter 50% de temps supplémentaires à la tâche, on ne sait jamais il y a toujours des imprévus, croyez-nous 😉

Si vous estimez passer 2h sur la tâche, bloquez dans votre agenda un temps de travail de 3h sur cette action (soit 18 blocs de 10 min, vous n’avez pas oublié nos petits blocs ? 😝)

Bloquer vos tâches sur un agenda

Il est enfin temps de bloquer dans votre agenda les 3 actions à accomplir chaque jour de manière à visualiser le temps restant sur votre agenda pour avancer sur d’autres actions. Ainsi progressivement vous allez compléter jour par jour votre agenda et vous pourrez libérer votre cerveau en sachant très bien que vous n’avez plus à penser à telle ou telle tâche, car elle est planifiée.

De plus, chaque jour qui passera vous serez fier(e) de voir que vous atteignez vos objectifs et que vous avancez.

Nos dernières astuces :

Si vous prévoyez de planifier votre journée chaque jour, nous vous conseillons la veille de passer en revue votre liste de tâches, de les classer avec la méthode ABCDE et de planifier votre journée du lendemain comme nous l’avons vu.

Si vous envisagez d’organiser votre semaine à l’avance, le vendredi soir prévoyez de passer en revue votre liste de tâches, de les classer avec la méthode ABCDE et de planifier votre semaine qui suit. Ainsi le lundi vous n’avez qu’à suivre votre agenda pour savoir quoi faire chaque jour.

Enfin, si comme nous vous préférez organiser votre mois d’un coup, chaque fin de mois prévoyez de passer en revue votre liste de tâches, de les classer avec la méthode ABCDE et de planifier le mois qui arrive.

On espère que cet article vous aura permis de trouver une méthode efficace pour vous organiser et mieux structurer votre quotidien. Bien évidemment la simple lecture de celui-ci ne fera pas de vous un(e) as de l’organisation, il faut l’appliquer à la lettre pour en retirer des bénéfices.

D’ailleurs si vous l’appliquez, on serait curieux d’avoir vos retours positifs comme négatifs sur cette méthode dans les commentaires.

Et rappelez-vous certains veulent que ça arrive. D’autres aimeraient que ça arrive. Et seulement quelques-uns font que ça arrive. Alors, faites partie de ceux qui font que ça arrive en appliquant tout ce que vous venez de voir et passez à l’action ! on se retrouve la semaine prochaine pour un nouvel article 😉

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