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Temps de lecture : 7 minutes

S’organiser et être plus productif avec Zen To Done

Vous êtes peut-être confronté à la même problématique que moi au début quand je me suis lancé en freelance à savoir comment s’organiser pour être plus productif. Malheureusement pour nous, les journées ne font que 24h et elles passent souvent très vite, c’est souvent le cas quand on aime ce que l’on fait. Pour optimiser son temps de travail au mieux et ainsi être plus productif, j’utilise la méthode Zen To Done que je combine à une autre que je vous explique à la fin de cet article 😉

La méthode d’organisation Zen To Done comprend 10 routines à mettre en place et qui sont destinées à vous aider à être plus efficace et mieux organisées. Zen To Done a été mis au point par Leo Babauta qui en a créé un blog intitulé zenhabits.

Afin que vous puissiez mettre en oeuvre concrètement cette méthode, nous allons voir dans la suite de cet article les 10 routines à mettre en oeuvre de manière à vous permettre d’appliquer Zen To Done au quotidien et ainsi d’atteindre plus facilement vos objectifs tout en étant productif.

Les 10 routines de la méthode Zen To Done

Routine n°1 : Collecter l’information
Notre cerveau étant une véritable passoire, il faut savoir qu’il ne peut retenir qu’entre 5 et 9 éléments dans la mémoire à court terme (cela dépend de l’âge). Dans la mémoire à court terme on entend par exemple les petits éléments tels que “il faut que je note de racheter du papier toilette sur la liste des courses” ou “il faut que je donne à Paul ce courrier tout à l’heure quand je passerai devant son bureau”. Combien de fois ça vous est arrivé d’oublier ce que vous deviez faire ? Pourtant vous l’aviez en tête !

Cette routine est justement là pour vous éviter d’oublier, ainsi vous allez pouvoir sortir de votre esprit tout ce dont vous devez vous souvenir, vous allez ainsi le désencombrer. Pour bien mettre en place cette routine vous pouvez soit opter pour un petit carnet de poche que vous êtes sûr d’avoir toujours sur vous et que vous pourrez ainsi dégainer à la moindre note à y écrire dedans 😅Pour ma part étant équipé d’un iPhone l’application Notes fait très bien le job et cela me permet de l’avoir toujours sur moi et de le retrouver sur mon mac.

Vous pouvez également utiliser Trello qui est un outil freemium très pratique pour faire cela, il existe même une application pour Android et IOS !

Avec cette routine exit les Post-its que vous allez coller partout autour de votre écran ou les notes sur des quarts de feuille. Désormais, si la note peut être écrite sur votre carnet de poche ou sur Trello alors remplissez-le. Si par exemple vous recevez un courrier important, un client qui vous demande de lui signer le contrat de prestation envoyé par courrier, alors prévoyez un endroit physique dans votre bureau où rassembler tous les documents importants qui nécessitent une action et notez dans votre carnet de poche que vous devez faire cette action en lien avec ce document.

Il en est de même pour les emails que vous recevez, faites un dossier numérique sur votre boîte email dans lequel vous allez rassembler tous les emails qui nécessitent une action de votre part.

À ce stade avec cette première routine, vous devez juste prendre conscience des différentes boîtes de collecte que vous avez, ici dans notre exemple on a le carnet de notes, la boîte de collecte physique pour les courriers et documents papier et la boîte de collecte digitale pour les emails et les documents numériques.

Routine n°2 : Traiter l’information
Maintenant que vous avez mis en place vos boîtes de collecte, il est nécessaire de traiter l’information qui s’y trouve à l’intérieur. C’est bien joli de tout rassembler au même endroit, mais si vous ne le traitez pas ça ne servira pas à grand chose 😅Essayez de traiter vos différentes boîtes de collecte au moins 1 fois par jour. Vous allez ensuite prendre une décision pour chaque élément de la boîte de collecte parmi les 5 possibilités suivantes :

  1. Jeter, si l’élément que vous avez conservé n’a aucune utilité pour vous alors jetez-le immédiatement. Je pense par exemple à un mail reçu de type Newsletter, si le contenu ne vous intéresse pas cette fois-ci alors supprimez-le !

  2. Déléguer, finalement êtes vous bien placé pour réaliser cette action ? Par exemple, vous recevez un mail ou un courrier de la DGFIP vous précisant qu’il y a eu un souci sur une taxe que vous deviez, peut-être serait-il plus judicieux de le déléguer à votre comptable.

  3. Réaliser la tâche immédiatement, si la tâche ou l’action que vous devez faire prend moins de 2 minutes alors faites là immédiatement, ne procrastinez pas.

  4. Planifier l’action, l’action prend plus de 2 minutes à faire ? Alors vous devez la planifier dans votre agenda ou To Do List (voir routine 3), pour être sûr de la faire et de ne pas l’oublier.

  5. Classer, le document que vous aviez gardé a besoin d’être conservé par exemple le récépissé d’une démarche effectuée, à ce moment-là classez-le dans une boîte à archive.


Effectuez ces étapes jusqu’à vider complètement vos boîtes de collecte, ne laissez pas s’accumuler des tâches, actions ou documents à traiter.

Routine n°3 : Planifier vos tâches et actions
Normalement si vous avez bien suivi les deux premières routines, vos boîtes de collecte sont vides et surtout vous avez plusieurs tâches et actions à réaliser dans votre To Do List, non ?

Cette routine est à mon sens la plus importante, je vois trop de freelance et indépendants en coaching qui ne planifient pas leur semaine, du coup ils se laissent déborder et surtout se laissent porter par ce qui leur arrive au jour le jour.

Personnellement chaque dimanche après-midi je prends entre 30 min à 1h pour planifier ma semaine à venir et quand je n’ai pas le temps de le faire le dimanche je le fais le lundi à la première heure.

Je vous conseille de planifier vos tâches les plus importantes, essayez d’en planifier entre 4 et 6 à absolument faire dans votre semaine et de manière générale une tâche à deux tâches importantes par jour sinon vous risquez d’être débordé.

Enfin, prévoyez environ 1h à 2h pour ces tâches dans les moments où vous êtes sûr d’être le plus concentré pour les réaliser, pour moi c’est le matin.

Vous devriez donc programmer ainsi vos tâches importantes dans votre semaine, ce qui vous laissera ensuite des créneaux libres pour planifier les autres tâches moins importantes de votre To Do List. Dans la mesure du possible laissez-vous également des créneaux libres chaque jour pour pouvoir faire face à des imprévus (un prospect qui vous demande un rendez-vous, une microtâche à réaliser d’urgence pour un client, etc.)

Vous verrez qu’en faisant cela, vous pourrez voir que vous avancez et chaque fin de journée vous serez stupéfait de voir combien vous avez été productif.

Routine n°4 : Agir
Lorsque vous réalisez une tâche, essayez de rester concentré, pour cela coupez toutes les sources de distraction :

  • mettez votre téléphone en silencieux
  • fermez vos réseaux sociaux
  • fermez votre boîte email (vous pouvez vous mettre une routine de la consulter deux fois par jour)
  • fermez les onglets internet inutiles
  • rangez votre bureau

Si l’on vous distrait pendant que vous faites une tâche dans ce cas, notez la demande sur votre carnet de notes ou dans votre tableau Trello afin de pouvoir planifier cette tâche lorsque vous consulterez votre boîte de collecte et revenez ensuite sur l’action que vous étiez entrain de faire.

Routine n°5 : Rester simple
Essayez au maximum d’avoir un système de collecte le plus simple possible, car plus vous complexifierez votre système de collecte et moins vous vous y retrouverez et donc il sera inutile.

Routine n°6 : Ranger
Cette routine n’est que la conséquence des routines précédentes, si vous les appliquez normalement vous serez amené à ranger et classer vos documents. Vous aurez ainsi un bureau qui sera bien ordonné et qui vous donnera envie de travailler.

Routine n°7 : Réviser vos objectifs
Le fait de chercher à être plus productif au quotidien répond sûrement à un besoin d’atteindre un objectif précis. Cependant, il ne faut pas perdre ce dernier de vu, sinon vous risquez de ne pas vous concentrer sur les tâches essentielles et qui vous aident à l’atteindre.

Si vous n’avez pas fixé d’objectifs ou que vous ne savez pas comment fixer un objectif correctement, je vous invite à lire mon article sur la méthodologie SMART.

Essayez ensuite d’évaluer dans quelle mesure vous avez réussi à atteindre cet objectif, passez ensuite en revue vos notes pour voir s’il reste des tâches inachevées et également votre agenda, car vous pourriez ne pas avoir réussi à réaliser une tâche planifiée. D’ailleurs à ce propos, à partir du moment où une tâche est planifiée partez du principe qu’elle ne peut être décalée. Vous pouvez la décaler au maximum 1 fois, mais seulement en cas de force majeure. Prenez également le temps de réviser votre To Do List et d’y supprimer ce qui a déjà été fait, votre To Do List doit toujours être à jour. Repartez de votre objectif global pour définir un objectif à atteindre à la fin de la semaine qui vous aider à aller vers votre objectif global. Ainsi vous arriverez mieux à définir ce qui est important parmi les tâches à faire.

Routine n°8 : Simplifier
Ramenez à l’essentiel vos objectifs et vos tâches pour toujours avoir des tâches qui soient cohérentes avec les objectifs à atteindre. Cela évitera d’avoir des tâches superflues.

Routine n°9 : Les routines
Certains d’entre vous auront besoin de plus de structure, n’hésitez pas à vous imposer des routines quotidiennes et à les planifier pour vous permettre de mieux vous organiser et de mieux suivre la méthode Zen To Done.

Routine n°10 : La passion
Toutes les routines précédentes nous amènent à nous organiser pour être plus productifs et éviter de procrastiner. Si ce que vous faites vous passionne alors vous aurez plus de chance de ne pas procrastiner, c’est donc ce que nous amène à faire cette routine. Vous devez sans cesse essayer de trouver ce qui vous passionne et vous anime pour ne plus voir la To Do List comme un ensemble de tâches rébarbatives à accomplir.

Bonus : La technique Pomodoro

Comme promis je vous dévoile une méthode que j’utilise en complément de la méthode Zen To Done qui est la Technique Pomodoro et qui consiste à se fixer un objectif en termes de temps pour réaliser une action. Je l’emploie sur la routine n°4 avant de réaliser la tâche je me fixe une période de travail de 25 minutes, temps durant lequel je dois finir la tâche. Je mets un chronomètre et je me mets au travail, lorsque le chronomètre se termine je fais un point. Si j’ai fini la tâche, je prends une petite pause de 5 minutes, si je n’ai pas fini la tâche alors je reprendrais 25 minutes pour la terminer après la pause de 5 minutes. Toutes les 2h de travail je fais une pause de 15/20 minutes. Vous verrez qu’avec cette technique vous serez plus efficace 😉

J’espère vous avoir fait découvrir une méthode de productivité que vous ne connaissiez pas au travers de cet article. Personnellement je l’ai découvert en juin 2020 et depuis j’en suis un grand fan, car elle me permet de mieux m’organiser et surtout d’atteindre plus facilement mes objectifs. J’ai tendance à avoir une mémoire assez volatile du coup certaines routines m’aident vraiment. J’espère que vous prendrez autant de plaisir à mettre en oeuvre cette méthode que moi, n’hésitez pas à me parler de vos difficultés de mise en oeuvre ou vos réussites dans les commentaires. On se retrouve la semaine prochaine pour un nouvel article 😊

Cet article participe à l’événement “Comment être zen et productif au quotidien” du blog Habitudes Zen. N’hésitez pas à aller consulter l’article sur la méthode Zen To Done qui m’a fait découvrir cette méthode.

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2 Commentaires

  1. Arlette

    J’utilise déjà Pomodoro depuis 5 ans pour lutter contre la distraction et l’éparpillement
    et le bouquin de Babauta” l’art d’aller à l’essentiel” est ma bible …..

    Concernant la méthode SMART , ma coach y a ajoute trois items qui me sont désormais indispensables pour savoir si ” j’y vais ou pas ‘ en terme de projets , d’orientation, de choix
    P p comme plaisir

    S s comme sexy dans le sens frétillant, qui fait envie, qui fait se sentir vivante

    E e comme éthique et écologique

    Réponse
    • Vincent VERDIER

      L’art d’aller à l’essentiel un nouveau livre à ajouter à ma liste de lecture, merci Arlette pour le partage 😉 Très bonne idée de rajouter ces 3 items à la méthode SMART, je vais essayer de le mettre en place car c’est pertinent.

      Réponse

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